Оттиск печати ставится на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, подтверждая их подлинность. Печати делятся на гербовые и простые. Гербовую печать учреждение имеет право изготавливать и использовать при получении свидетельства о государственной аккредитации.

Подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также на документах, специально предусмотренных правовыми актами. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную подпись "Верно" (от левого поля, с большой буквы); должность лица заверившего копию; личную подпись; рашифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Верно
Секретарь МОУ СОШ №000    Личная подпись    И.О.Фамилия     00.00.0000г

В упрощенном виде, без указания должности заверителя и даты заверения, может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в учреждении.

При пересылке копии документа в другое учреждение или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

Например:
Михайлов 545 77 80 или Михаил Петрович Михайлов 545 77 80

Отметка проставляется на исполненных документа, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Отметка включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет зраниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка об исполнении документа и отправлении его в дело проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.