В состав реквизита "Подпись" входят:
- наименование должности лица, подписывающего документ (полное, т.е. с названием организации, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, без названия организации, на документе оформленном на бланке);
- личная подпись;
- расшифровка подписи.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Директор школы № 000     Личная подпись     И.И.Иванов
Заместитель директора по УВР     Личная подпись     С.И.Сидорова

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне, например:

Директор школы № 000 Личная подпись И.И.Иванов

Исполнительный директор ЗАО "Мечта" Личная подпись С.И.Куликов

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комисии     Личная подпись     П.П.Петров

Члены комиссии      Личная подпись     Н.П.Николаев
                                Личная подпись     Н.В.Носова

Экземпляры документов, остающихся в делах учреждения, в том числе приложения, должны содержать подлинные подписи лиц и визы согласования.

Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ ("Зам", "И.О.") и его фамилия. Не допускается ставить предлог "За" или косую черту "/" перед наименованием должности. Такие документы в спорных случаях будут признаны не имеющими юридической силы.

Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложения, отступив 2-3 межстрочных интервала.

Согласование - это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Предварительное обсуждение проекта текста документа необходимо для принятия правильных управленческих решений. Согласование осуществляется как с должностными лицами внутри учреждения (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). Внешним считается также согласование документа с колегиальными органами общественных объединений (профсоюзными комитетами, с слветами трудовых коллективов).

Внутренне и внешнее согласование выражаются в разных формах. Для внутреннего согласования используется визирование документов (24), для внешнего - гриф согласования.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (пишется крупно, без кавычек и знаков препинания на конце, от границы левого поля). Затем указывается наименование должности лица, с которым согласовывается документ (от границы левого поля). Далее - личная подпись (от границы левого поля) и расшифровка подписи, и, наконец, дата. Например:
СОГЛАСОВАНО
Инспектор по охране труда
Личная подпись   И.О.Фамилия
10.10.2010г

При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе укзывают название документа в именительном падеже, его дату и номер.

Если грифов согласования несколько, их оформляют параллельно, от левого поля. Например:

СОГЛАСОВАНО Начальник управления Северного округа Личная подпись   И.О.Фамилия 10.10.2010г

СОГЛАСОВАНО Председатель Московского комитета образования Личная подпись   И.О.Фамилия 10.10.2010г

Если грифов согласования много, оформляется лист согласования.

Реквизит "Виза" используется для внутреннего согласования документов и ознакомления с ними. Рекыизит включает:
- личную подпись визирующего и её расшифровку;
- дату визирования;
- наименование должности визирующего.

При наличии замечаний со стороны визирующего они излагаются на отдельном листе, виза дополняется налписями "Не согласен", "Возражаю", "С п.7 не согласен", "Замечания прилагаются" и т.п.

Исходящие документы визируются на экземпляре, оставшемся в организации, остальные документы - на первом экземляре.

Виза ознакомления - подтверждение факта доведения документа до сведения работников. Оформляется следующим образом:
С приказом ознакомлен:   Личная подпись      И.О.Фамилия.

Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письмо). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.