Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетангием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете", "были", "находились" и т.д.).

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таьлицы должны быть пронумерованы, и на последующих страницах печатаются только номера граф. Если таблиц в документе несколько, то над таблицей справа пишут слово "Таблица" и указывают ее порядковый номер (без знака №). В тексте документа должны быть ссылки на все содержащиеся в нем таблицы.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других учреждений или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: намименование документа, наименование организации-автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к ктексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруютя арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) учреждений, действующих на принципах единоначалия, а также на документах, адресованных руководству учреждения, изложение должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").

В документах, устанавливающих права и обязанности учреждений, их структурных подразделений (положения, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("комиссия осуществляет функции", "в состав комиссии входят", "комиссия установила").

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по форме: Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом приложениие и количества экземпляров.
Приложение:
1. Акт сдачи-приемки дел при смене руководства на 3 л. в 2 экз.
2. Перечень локальных актов школы на 5 л. в 3 экз.

При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров, например:
Приложение:
1. Акт на 3 л. в 2 экз.
2. Перечень на 5 л. в 3 экз.

Слово "Приложение", независимо от количества прилагаемых документов всегда употребляется в единственном числе. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме: Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например: Приложение: брошюра 1 экз.

При большом количестве приложений их названия, как правило, не перечисляют в самом сопроводительном письме после слова "Приложение". В этом случае удобнее оформить опись приложений на отдельном листе в произвольной форме. Опись подписывается составителем и датируется. В сопроводительном письме днлается следующая пометка: Приложение: по описи.

Где и как должны быть расположены описанные реквизиты смотрите на странице расположения реквизитов документа.